A otimização dos documentos transformará os escritórios no futuro

Por Julio Olivares*

Há mais de uma década estamos tentando falar sobre o escritório sem papéis. Infelizmente para o meio ambiente, este assunto não tem passado de uma simples frase. Durante todos esses anos, sequer o consumo de papel diminuiu. Porém houve um grande crescimento da distribuição de informação, e o consumo de papel, se não diminuiu, não teve o mesmo crescimento da informação distribuída.

A razão primordial para a estagnação do consumo de papel tem sido a utilização, cada vez mais crescente, do chamado “documento eletrônico”, que, associado ao uso da internet, presenteou o mercado com a possibilidade de disponibilizar muitos e melhores documentos de forma imediata. Diariamente, surgem novos tipos de documentos eletrônicos, e também impressos, que transportam a informação que os provedores, empresas de serviços, entre outras organizações, colocam à disposição com grande qualidade e agilidade. Sem dúvida, porque os documentos atuam como intersecção dos negócios. A todo este processo devem ser agregados os avanços tecnológicos do segmento dos sistemas de impressão, que permitem a preparação dos documentos com qualidade e velocidade e com custos cada vez menores.

O resultado é que a informação flui constantemente ao nosso redor, e acabamos, habitualmente, sendo atores passivos de um mundo frenético, onde cada um trata de fazer chegar à informação da maneira cada vez mais eficiente buscando deixar uma impressão muito positiva no mercado.

Assim como em muitas outras áreas da tecnologia, não significa que tenhamos chegado ao final de uma era, mas nos próximos anos o escritório do futuro virá marcado por uma evolução maior que os processos ligados à distribuição de informação, e, como parte disso, a um volume muito maior de documentação eletrônica. E nosso segmento não está alheio a este processo. É de conhecimento geral que o mercado oferece uma grande variedade de produtos associados à produção, distribuição, apresentação e gestão de documentos. O aproveitamento de todo esse hardware, associado a um bom software, ajuda a melhorar a gestão dos processos internos das empresas, e ao mesmo tempo, aproxima a comunicação das corporações com os clientes.

Nos escritórios do futuro, serão utilizados equipamentos multifuncionais que permitirão imprimir, copiar, capturar imagens, enviar e receber por fax todo tipo de documento. Sua relação qualidade-preço-benefício é excelente e na prática existem razões de sobra para que qualquer empresa ou organização disponha pelo menos de um tipo de software. E neste escritório automatizado se diminuirá de forma significativa o uso do papel pré-impresso. Fora isso, as corporações ganharão tempo na distribuição de documentos, principalmente ao incorporarem processos que permitam a geração on-line para visualização via internet.

As novas tecnologias aplicadas aos escritórios permitirão que seja realizada a gestão do ciclo completo de um documento, desde a sua criação, até o momento em que ele chega ao usuário para efetuar o que chamamos de captura de dados, e também quando é concluída de forma automatizada para distribuir a informação. O ciclo continua com esta distribuição, seja ela impressa ou eletrônica.

Nesse novo modelo de escritório, podemos esperar um avanço das normas que facilitem a interconexão de sistemas documentais e possibilitem uma maior integração dos sistemas ERP e CRM.

O documento é o meio de comunicação básico entre a empresa e seus clientes, e por isso, sua evolução estará sempre ligada ao avanço tecnológico que respalda os negócios. Tudo indica que a espiral continuará avançando e tornando cada vez maior a diferença entre as organizações que já sistematizaram seus documentos, e aquelas que ainda não o fizeram.

* Julio Olivares é diretor-geral da DocPath

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